✨5 bước cơ bản của quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu được biết đến như một phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề “nan giải” trong quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu. 

Khác với hình thức lưu trữ truyền thống khiến doanh nghiệp tốn chi phí bảo quản, phục chế, thuê mặt bằng, nhân viên quản lý, hay gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết giữa hàng trăm tập hồ sơ chồng chất. Số hóa tài liệu giải quyết được tất cả các vấn đề trên. Nhờ ứng dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể chuyển đổi thông tin từ tài liệu giấy sang dạng dữ liệu có thể dễ dàng quản lý trên máy tính.Sau khi doanh nghiệp số hóa thành công, toàn bộ thông tin tài liệu của doanh nghiệp sẽ được đẩy lên một hệ thống quản lý chung. Nhờ đó, giảm thiểu được đáng kể số lượng tài liệu giấy cần lưu trữ. Việc sử dụng thông tin số cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những khó khăn khi quản lý so với lưu trữ phân tán tại các giá kệ khác nhau như trước đây nữa. 

Với các văn bản đã trải qua quy trình số hóa tài liệu, người dùng có thể tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi không giới hạn. Thậm chí, nhiều người có thể khai thác và sử dụng một tài liệu cùng lúc dễ dàng.Với những tài liệu vật lý, thời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt,… Đặc biệt trong quá trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý.

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ được áp dụng tại các doanh nghiệp xuất hiện như một giải pháp tối ưu giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thông tin được lưu trữ dạng số giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ bao lâu tùy ý mà không cần lo lắng về tuổi thọ tài liệu. Ngoài ra, số hóa tài liệu lưu trữ cũng giúp người udngf dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu dễ dàng hơn.Với phương pháp lưu trữ truyền thống, người dùng phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm…, vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với số hóa, doanh nghiệp có thể loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng. Sẽ thật là một thiếu sót nếu không nhắc đến yếu tố tiết kiệm thời gian và chi phí khi áp dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ. Tài liệu số hóa có thể tìm kiếm dễ dàng chỉ với một vài thao tác trên máy tính. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng tài liệu giấy cần bảo quản nên tiết kiệm được tối đa chi phí thuê nhân công và mặt bằng quản lý.Ba thành phần chính của quy trình số hóa tài liệu giấy bao gồm: phần mềm, thiết bi và dịch vụ số hóa. Tuy thuộc vào mục tiêu số hóa tài liệu của doanh nghiệp mà các bước thực hiện quy trình số hóa cũng khác nhau. Nhưng tựu chung, đối với những yêu cầu số hóa phổ thông hiện nay thì quy trình số hóa thường bao gồm 5 bước chính:

Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu. Tùy thuộc vào mục tiêu lưu trữ của chủ doanh nghiệp mà các dịch vụ san tài liệu cũng sẽ biến đổi theo. Ví dụ cụ thể cho vấn đề này là khi số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu. 

Các công việc ở bước này bao gồm:

– Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu

– Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu rách, hư hỏng. Tùy thuộc vào loại tài liệu mà kỹ thuật scan được áp dụng cũng khác nhau; Kỹ thuật scan từng tờ tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ thông thường. Kỹ thuật số hóa tài liệu áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với những tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

Trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thì đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Sau khi hoàn tất số hóa, đơn vị số hóa sẽ bàn giao lại tài liệu gốc cho doanh nghiệp theo yêu cầu bảo mật. Đơn vị số hóa cũng có nghĩa vụ thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp như: máy chủ, thiết bị lưu trữ,…

Hoặc đơn vị số hóa sẽ tích hợp các CSDL khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của doanh nghiệp nếu có yêu cầu.