Số hóa tài liệu là việc thực hiện số hóa các loại tài liệu được lưu trữ dưới dạng file nền: giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh…(trong đó, đa số tài liệu được lưu dưới dạng giấy). Việc số hóa nhằm giúp lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và đem lại sự an toàn cao.
Tuy nhiên, thực tế vấn đề số hóa hiện nay ở các cơ quan đang được thực hiện vô cùng lỏng lẻo và đại trà. Chúng không được tiến hành theo đúng quy trình, quy định, vì vậy dẫn đến nhiều tài liệu không khai thác triệt để, cũng như gặp nhiều sự cố, sai sót. Vậy vấn đề cần giải quyết ở đây là những “quy định về số hóa lưu trữ tài liệu” nhằm khắc phục hiện tượng đốt cháy giai đoạn, giải quyết những vấn đề sai xót, nâng cao hiệu quả số hóa.Theo luật lưu trữ Quốc hội vào ngày 11/ 11/ 2011 đã được quy định về vấn đề “tài liệu lưu trữ điện tử”, không xét quy định đến tài liệu lưu trữ số hóa cho biết:
Các doanh nghiệp hay tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính:
Nguồn 1: Bản ghi lại các dữ liệu khởi tạo từ đầu.
Nguồn 2: Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.
Vậy mới nói, tài liệu số hóa được hình thành từ tài liệu điện tử, nhưng mối quan hệ lại không đồng nhất với nhau. Trong quá trình số hóa dữ liệu, tài liệu số hóa sẽ chuyển đổi thành tài liệu điện tử. Đây là quá trình chuyển dữ liệu ở các dạng truyền thống như: bản viết tay, bản in giấy hay hình ảnh…. sang dạng dữ liệu trên phương tiện điện tử, từ các phương tiện điện tử đó được nhận biết gọi là số hóa dữ liệu và chúng được chuyển thành dữ liệu số.
Dưới đây là những đặc điểm cụ thể của tài liệu lưu trữ điện tử khi đã được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên nền giấy:
a, Định dạng Protable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
b, Ảnh màu
c, Độ phân giải tối thiểu là 200dpi
d, Tỷ lệ số hóa: 100
• Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa:
• Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
• Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, có định dạng Protable Network Graphics (.png)
• Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)
e, Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
Dưới đây là bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa:
1
Số lưu trữArchivesNumberString502
Ký hiệu thông tinInforSignString30
3
Tên sự kiệnEventNameString5004
Tiêu đề phim/ âm thanhMovie TitleString500
5
Ghi chúDescriptionString500
6
Tác giảRecorderString300
7
Địa điểmRecord PlaceString300
8
Thời gianRecord DateDateDD/MM/YYYY
9
Ngôn ngữLanguageString100
10
Thời lượngPlayTimeString8
11
Tài liệu đi kèmDocAttachedString300
12
Chế độ sử dụngModeString20
13
Chất lượngQualityString50
14Tình trạng vật lýFormatString50Dựa trên mục tiêu và các quy định về số hóa khác nhau. Vì vậy, mà quy trình thực hiện số hóa tài liệu cũng khác nhau để phù hợp với từng tổ chức/ cơ quan. Theo Quyết định số 176/ QĐ-VTLTNN ngày 21/ 10/ 2011 cho hay, “quy trình số hóa lưu trữ tài liệu” sẽ được tiến hành theo 12 bước. Nhưng nếu thực hiện theo yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện sẽ được tối giản chỉ còn 5 bước:
Bước 1: Lựa chọn và nhận tài liệu lưu trữ đến tiến hành số hóa.
Bước 2: Chuẩn bị kỹ càng tài liệu tránh thiếu xót trong quá trình tiến hành.
Bước 3: Bắt đầu scan và tiến hành thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file.
Bước 4: Sau khi tài liệu số hóa xong -> Kiểm tra lại chất lượng tài liệu -> Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao lại tài liệu lưu trữ.
👁️
0 | 🔗 | 💖 | ✨ | 🌍 | ⌚
Link
https://eduz.vn/A1D2Be134f0d_a7
Số hóa tài liệu là việc thực hiện số hóa các loại tài liệu được lưu trữ dưới dạng file nền: giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh…(trong đó, đa số tài liệu được lưu
**Rào cản phi thuế quan trong thương mại quốc tế** (chữ Anh: _Non-tariff barriers to trade_, viết tắt: **NTBs**), hoặc gọi **Biện pháp phi thuế quan** (**NTMs**), là những trở ngại trong hoạt động thương
**Thuyết tương đối văn hóa** là nguyên tắc mà những người khác cần hiểu về tín ngưỡng và hoạt động của mỗi cá nhân theo văn hóa của riêng cá nhân đó. Nó được thiết
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.Chuyển
[[Hồ Saint Mary là hồ lớn thứ hai trong vườn quốc gia, sau Hồ McDonald.]] **Vườn quốc gia Glacier** nằm ở phía Bắc tiểu bang Montana, có biên giới phía Nam với các tỉnh Alberta
**Tiểu bang Hoa Kỳ** (tiếng Anh: _U.S. state_) là 50 tiểu bang cùng thủ đô Washington, D.C. tạo thành Hợp chúng quốc Hoa Kỳ. Mỗi tiểu bang chia sẻ chủ quyền của mình với chính
Quyết định của Tòa án tối cao tại luật _Obergefell v. Hodges_ rằng hôn nhân hợp pháp hóa hợp pháp ở các bang và hầu hết các vùng lãnh thổ không hợp pháp hoá hôn
**Sự tiếp cận** là một cụm từ chung dùng để miêu tả mức độ một sản phẩm, thiết bị, dịch vụ, hoặc môi trường có thể được sử dụng bởi càng nhiều người càng tốt.
Số hóa tài liệu được biết đến như một phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề “nan giải” trong quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu.
thumb|Bức tranh 《Vạn quốc lai triều đồ》 vẽ Hậu phi của [[Càn Long Đế.]] **Hậu cung Nhà Thanh** (chữ Hán: 清朝後宮; _"Thanh triều Hậu cung"_) là quy định và trật tự của hậu cung dưới
**Tự động hóa tài liệu** (còn được gọi là **lắp ráp tài liệu**) là thiết kế các hệ thống và quy trình công việc hỗ trợ tạo ra các tài liệu điện tử. Chúng bao
**Cục Quản lý đê điều và Phòng, chống thiên tai** là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Môi trường, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi
Lễ khai giảng ngày 15 tháng 11 năm [[1945 ở Trường Đại học Quốc gia Việt Nam, cơ sở giáo dục đại học đầu tiên của chính thể Việt Nam Dân chủ Cộng hòa]] **Giáo
** Chế độ tổng tài** (tiếng Pháp: _Le Consulat_) là chính phủ cấp cao nhất của Đệ Nhất Cộng hòa Pháp kể từ sự sụp đổ của Chế độ đốc chính trong cuộc Đảo chính
Cuộc **bầu cử tổng thống Hoa Kỳ năm 1844** là cuộc bầu cử tổng thống bốn năm một lần thứ 15, được tổ chức từ thứ sáu, ngày 1 tháng 11 đến thứ tư ngày
**Mạng lưới Quỹ Khoa học Quốc gia** (**National Science Foundation Network -** **NSFNET** ) là một chương trình phối hợp, phát triển các dự án do Quỹ Khoa học Quốc gia (NSF) tài trợ bắt
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã nhận thức được tầm quan trọng mà giải pháp số hóa tài liệu mang lại. Việc chuyển đổi những tài liệu bản cứng, chữ viết tay
Khi nhà nước Việt Nam Cộng hòa sụp đổ vào tháng Tư năm 1975, trong ngân khoản dự trữ của chính phủ Việt Nam Cộng hòa cất trong Ngân hàng Quốc gia Việt Nam có
**Hồ Ngọc Cẩn** (1938 – 1975), nguyên là một sĩ quan Bộ binh cao cấp của Quân lực Việt Nam Cộng hòa, cấp bậc Đại tá. Ông xuất thân từ trường Thiếu sinh quân và
**Giáo dục đặc biệt** (còn được gọi là **giáo dục nhu cầu đặc biệt, giáo dục** **hỗ trợ** hoặc **SPED** - special education) là thực hành giáo dục học sinh theo cách giải quyết sự
**Định giá chuyển nhượng** (hoặc thường được gọi một cách chưa chính xác là **chuyển giá**) trong thuế và kế toán đề cập đến các quy tắc và phương pháp xác định mức giá cho
Các **quỹ phòng hộ**, **quỹ tự bảo hiểm rủi ro** hay **quỹ đối xung** (hedge fund) là các quỹ đầu tư tư nhân được quản lý chủ động. Họ đầu tư vào một phạm vi
**Thảm hoạ Chernobyl** (Tiếng Ukraina: _Чорнобильська катастрофа_; Tiếng Nga: _Чернобыльская катастрофа_) là một vụ tai nạn hạt nhân xảy ra vào Thứ bảy ngày 25 tháng 4 năm 1986 khi nhà máy điện hạt nhân
Trong Chiến tranh Việt Nam, quân đội Hoa Kỳ và các lực lượng đồng minh đã gây ra hàng loạt tội ác như giết người, hãm hiếp, đánh đập tù nhân, ném bom vào thường
thumb|Một phân phối sản xuất dầu thế giới vào năm 1956, hiển thị dữ liệu lịch sử và sản xuất trong tương lai, được đề xuất bởi M. King Hubbert - nó có mức cao
**Tài liệu Panama** hay **Hồ sơ Panama** () là một bộ 11,5 triệu tài liệu mật được tạo ra bởi nhà cung cấp dịch vụ của công ty Panama Mossack Fonseca cung cấp thông tin
Sau cuộc bạo loạn tại Điện Capitol Hoa Kỳ 2021, các cuộc điều tra tội phạm, lo ngại về sức khỏe cộng đồng và các tác động chính trị khác nhau đã xảy ra, đáng
**Dịch vụ chăm sóc sức khỏe ở Hoa Kỳ** được cung cấp bởi nhiều tổ chức khác nhau, bao gồm các công ty bảo hiểm, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, hệ
thumb|Một ví dụ về lấy dữ liệu đầu ra từ truy vấn cơ sở dữ liệu SQL. **Cơ sở dữ liệu** () là một tập hợp các dữ liệu có tổ chức liên quan đến
**Bạc Liêu** là một tỉnh cũ ven biển thuộc vùng Đồng bằng sông Cửu Long, nằm trên bán đảo Cà Mau, miền đất cực nam của Việt Nam. ## Nguồn gốc tên gọi Tỉnh Bạc
Mặt tiền tòa nhà hành chính của [[Viện Đại học Sài Gòn, cơ sở giáo dục đại học lớn nhất tại Việt Nam Cộng hòa, hình chụp năm 1961.]] **Nền giáo dục Việt Nam Cộng
## Thuốc an thần và giảm đau ### Morphine Morphine là một ankaloit thuốc phiện nổi tiếng có các tác dụng chính trên hệ thần kinh trung ương và các cơ quan chứa cơ trơn
**Liêu Thánh Tông** (chữ Hán: 遼聖宗; 972 - 1031), tên thật theo Hán danh là **Long Tự** (隆绪) và tên Khiết Đan là **Văn Thù Nô** (文殊奴), là vị Hoàng đế thứ sáu thuộc dòng
**Đinh La Thăng** (sinh ngày 10 tháng 9 năm 1960) là một chính khách Việt Nam và tiến sĩ kinh tế. Ông từng là Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải (2011-2016), Chủ tịch Hội
**Không lực Hoa Kỳ** (tiếng Anh: _United States Air Force_; viết tắt: **USAF**), cũng được gọi là **Không quân Hoa Kỳ** hay đơn giản hơn là **Không quân Mỹ**, là một quân chủng của Quân
**Tài chính công** nghiên cứu về vai trò của chính phủ trong nền kinh tế. Nó là một khía cạnh của ngành kinh tế học giúp đánh giá doanh thu của chính phủ và số
Tiền giấy mệnh giá 500 [[đồng Việt Nam Cộng hòa|đồng phát hành năm 1966]] **Kinh tế Việt Nam Cộng hòa** (1955-1975) là một nền kinh tế theo hướng thị trường, đang phát triển, và mở
phải|Bản đồ các [[quốc gia theo mật độ dân số, trên kilômét vuông. (Xem _Danh sách quốc gia theo mật độ dân số._)]] phải|Các vùng có mật độ dân số cao, tính toán năm 1994.
**Liêu Thái Tông** (25 tháng 11, 902 – 18 tháng 5, 947), tên thật là **Nghiêu Cốt**, tên tiếng Hán **Gia Luật Đức Quang** (耶律德光), tên tự **Đức Cẩn**, là vị hoàng đế thứ hai
thumb|upright=1.5|Các đường vận tải chính **Vận tải** là sự di chuyển hay chuyển động của người, động vật và hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, nhằm thực hiện một mục đích nhất định.
thumb|Bản đồ thế giới các nước tham gia chiến tranh thế giới thứ nhất. Khối Hiệp ước màu xanh, [[Liên minh Trung tâm màu cam, và các nước trung lập màu xám.]] **Hội nghị Hòa
thumb|right|[[Hunter Biden năm 2014]] Vào tháng 10 năm 2020, một cuộc tranh cãi nổ ra liên quan đến một chiếc máy tính xách tay được cho là thuộc về Hunter Biden. Chủ một cửa hàng
**Rò rỉ dữ liệu** hay **vi phạm dữ liệu**, **lộ dữ liệu** là "việc tiết lộ, công khai hoặc làm mất thông tin cá nhân một cách trái phép". Kẻ tấn công có nhiều động
**Phim về động vật** là thể loại phim có liên quan đến chủ đề, đề tài về các loài động vật, trong đó, các loài động vật có thể là nhân vật chính hoặc không.
**Người Hoa Indonesia** () hoặc (tại Indonesia) chỉ gọi đơn thuần là **Trung Hoa** () là sắc tộc có nguồn gốc từ những người nhập cư trực tiếp từ Trung Quốc hoặc gián tiếp từ
Một **công dân kỹ thuật số** () là người có kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin để giao tiếp với người khác, tham gia vào các hoạt động xã hội, kinh doanh và
**Hội nghị thượng đỉnh về biến đổi khí hậu của Liên Hợp Quốc năm 2021** (tiếng Anh: _2021 United Nations Climate Change Conference_), thường được biết đến nhiều hơn với tên viết tắt **COP26** là
nhỏ|phải|Tượng con Tê giác trước [[Bảo tàng d'Orsay của Henri Alfred Jacquemart, trong lịch sử chúng từng được xem như loài thần thú trị thủy]] nhỏ|phải|Họa phẩm tê giác của Johann Dietrich Findorff **Hình tượng
**Lịch sử Hoa Kỳ**, như được giảng dạy tại các trường học và các đại học Mỹ, thông thường được bắt đầu với chuyến đi thám hiểm đến châu Mỹ của Cristoforo Colombo năm 1492
**Tai biến mạch máu não**, **tai biến**, **nhồi máu não** hay **đột quỵ** (Tiếng Anh gọi là _stroke_) là một dạng bệnh lý trong đó lưu lượng máu đến não giảm đi dẫn đến việc