Số hoá tài liệu lưu trữ được hiểu là quá trình tiến hành chuyển đổi định dạng dữ liệu từ những văn bản truyền thống như giấy tờ, bản vẽ, kế hoạch, hình ảnh, âm thành những dạng dữ liệu số như các file pdf, jpg,… giúp máy tính có thể tiếp nhận, phân tích được, lưu trữ, bảo quản, khai thác giấy tờ một cách hiệu quả nhất.
Hiện nay, về công tác số hoá tài liệu trong một số cơ quan, doanh nghiệp vẫn đang được thực hiện chưa tuân thủ đúng quy trình, chưa có trọng tâm dẫn tới tài liệu lưu trữ không được khai thác một cách hiệu quả. Chi phí dùng để bảo quản tài liệu còn chồng chéo gây lãng phí. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần phải nắm vững các quy định về số hoá tài liệu lưu trữ để thực hiện công tác số hoá hiệu quả hơn. Dữ liệu thông tin đầu vào cần phải đạt tới một số tiêu chuẩn nhất định mới có thể đảm bảo được chất lượng tài liệu đã được số hoá. Cơ bản, quy định về số hoá tài liệu lưu trữ sẽ khác nhau tùy từng loại tài liệu.Định dạngPortable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lênĐộ phân giảiTối thiểu 200ppiTỷ lệ số hóa10%Hình thức chữ ký sốNằm tại góc trên, bên phải và ở trang đầu tài liệu- Hình ảnh: có dấu đỏ của cơ quan bằng kích thước thực tế, mang định dạng .png- Kèm thêm thông tin của cơ quan hay tổ chức, có ghi rõ thời gianTên fileThường được đặt theo dạng Mã hồ sơ + Số thứ tự văn bản trong hồ sơ. Mỗi phần cách nhau bởi dấu chấmĐịnh dạng.JPEGĐộ phân giảiTối thiểu 200ppiĐịnh dạng.MPEG-4, .AVI, .WMVBit RateTối thiểu 1500 kbpsĐịnh dạng.MP3, .WMABit RateTối thiểu 128 kbps1Số lưu trữArchives NumberString502Ký hiệu thông tinInforSignString303Tên sự kiệnEventNameString5004Tiêu đề phim/âm thanhMovie TitleString5005Ghi chúDescriptionString5006Tác giảRecorderString3007Địa điểmRecord PlaceString3008Thời gianRecord DateStringDD/MM/YYYY9Ngôn ngữLanguageString10010Thời lượngPlay TimeString811Tài liệu đi kèmDoc AttachedString30012Chế độ sử dụngModeString2013Chất lượngQualityString5014Tình trạng vật lýFormatString50Theo quy định hiện nay của Nhà nước Việt Nam, các tài liệu sau khi được số hoá thì cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ cần được bảo quản an toàn, xác thực và bảo mật tuyệt đối trên các phương tiện lưu trữ. Ngoài ra, cần phải bảo đảm được khả năng truy cập, quản lý cũng như tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu của các tài liệu đã được lưu trữ.
Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu sau khi số hóa cũng cần phải đáp ứng được một số yêu cầu như:
- Không lưu cở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa các thông tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông
- Không chuyển đổi mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa các thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa được loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 2 bộ, mỗi bộ trên 1 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải được đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và an toàn
- Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần đảm đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu
- Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cần phải có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu và phục hồi dữ liệu.Nhìn chung, việc tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu điện tử được số hóa hiện đã được hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể:
Tại điều 13 Luật Lưu trữ 2011 về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định rằng các tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào để bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn cũng như khả năng truy cập. Những tài liệu này phải được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Tài liệu đã được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác sẽ không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
Tại Điều 5,6,7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Lưu trữ 2011, quy định về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác đã nêu rõ rằng các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá. Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá. Những chữ ký số của cơ quan, tổ chức luôn phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử. Dữ liệu thông tin đầu vào phải có sự thống nhất và phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai.
Như vậy, tính tới thời điểm hiện tại, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử được số hoá từ các vật mang tin khác đã được cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ ban hành tương đối đầy đủ. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dựa vào đó để từng bước thực hiện số hoá quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số hoá sao cho hiệu quả.Để tiến hành số hoá khi vẫn còn hoang mang không biết bắt đầu từ đâu, khi các quy định về số hoá tài liệu vẫn còn chưa nắm chắc và đặc biệt để tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí thì việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ số hoá uy tín là cần kíp cho mỗi tổ chức, doanh nghiệp.
Ngày nay, có thể nhận thấy rằng dịch vụ số hoá tổng thể của FSI sẽ giúp số hóa đa dạng các loại tài liệu: hồ sơ, tài liệu cho tới sách báo, tranh, ảnh,… với kích thước tài liệu linh hoạt từ khổ A5 cho tới gấp đôi A0, tuỳ thuộc nhu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp.
Ngoài ra, dịch vụ số hoá tài liệu của FSI đảm bảo tính chính xác của dự án lên tới 99.99%. Với 100 chuyên gia đầu ngành, 3500 cộng tác viên được đào tạo bài bản trong lĩnh vực số hóa, giàu kinh nghiệm triển khai thực tế, FSI tự tin phụ trách các dự án số hoá lớn, yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…
👁️
2 | 🔗 | 💖 | ✨ | 🌍 | ⌚
Link
https://eduz.vn/0d6092204432_57
Số hoá tài liệu lưu trữ được hiểu là quá trình tiến hành chuyển đổi định dạng dữ liệu từ những văn bản truyền thống như giấy tờ, bản vẽ, kế hoạch, hình ảnh, âm
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã nhận thức được tầm quan trọng mà giải pháp số hóa tài liệu mang lại. Việc chuyển đổi những tài liệu bản cứng, chữ viết tay
**Hồ sơ Paradise** là tập hợp 13,4 triệu tài liệu lưu trữ trong 50 năm từ 21 nguồn khác nhau. Chỉ riêng ở Hoa Kỳ, hồ sơ Paradise đã nhắc đến danh tính của 31.000
Mặt tiền tòa nhà hành chính của [[Viện Đại học Sài Gòn, cơ sở giáo dục đại học lớn nhất tại Việt Nam Cộng hòa, hình chụp năm 1961.]] **Nền giáo dục Việt Nam Cộng
**Luật Bảo vệ và phát triển rừng năm 2004** là đạo luật được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 03 tháng
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.Chuyển
nhỏ|350x350px| Một trang trại đô thị ở [[Chicago ]] **Nông nghiệp** **đô thị** **, trồng trọt** **đô thị**, hoặc **làm vườn đô thị** là hoạt động trồng trọt, chế biến và phân phối thực phẩm
thumb|[[Tổng thống Hoa Kỳ Donald Trump (trái) và Chủ tịch Trung Quốc Tập Cận Bình (phải) gặp nhau tại Hamburg, Đức tháng 7 năm 2017.]] thumb|Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Trung Quốcthumb|Đại sứ quán
**Hội An** là một thành phố cũ thuộc tỉnh Quảng Nam cũ tại Việt Nam. Phố cổ Hội An từng là một thương cảng quốc tế sầm uất, gồm những di sản kiến trúc đã
**Thỏa thuận Paris về khí hậu** là một điều ước quốc tế về biến đổi khí hậu được ký kết vào năm 2016, quy định về việc giảm thiểu biến đổi khí hậu, thích ứng
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, khi nhắc đến số hóa tài liệu thì nghĩ đây là việc cần thiết nhưng chưa quá quan trọng để đầu tư, hoặc thậm chí là lãng
**Tạ Đình Phong** (tiếng Trung: 謝霆鋒, tiếng Anh: Nicholas Tse Ting-Fung; sinh ngày 29 tháng 8 năm 1980) là một nam ca sĩ, nhạc sĩ, diễn viên, đầu bếp người Hồng Kông. Anh chính thức
**Hội đồng Nghị viện Liên Hợp Quốc** (tiếng Anh: **United Nations Parliamentary Assembly** - **UNPA**) là một cơ quan được đề xuất để bổ sung cho Hệ thống Liên Hợp Quốc cho phép sự tham
**Thái Nguyên** là một tỉnh thuộc vùng Đông Bắc Bộ, Việt Nam. Trung tâm hành chính của tỉnh là phường Phan Đình Phùng, cách trung tâm Hà Nội khoảng 70 km. Năm 2025, hai tỉnh Thái
nhỏ|Việc làm tại Hoa Kỳ được đo bằng 2 chỉ số chính: số lượng việc làm dân sự và tổng việc làm non-farm. (Việc làm non-farm là tổng việc làm trừ đi lĩnh vực nông
**Kinh tế Hoa Kỳ** (Mỹ) là một nền kinh tế tư bản chủ nghĩa hỗn hợp với kỹ nghệ, mức độ công nghiệp hóa và trình độ phát triển rất cao. Đây không chỉ là
Tiền giấy mệnh giá 500 [[đồng Việt Nam Cộng hòa|đồng phát hành năm 1966]] **Kinh tế Việt Nam Cộng hòa** (1955-1975) là một nền kinh tế theo hướng thị trường, đang phát triển, và mở
thumb|Một ví dụ về lấy dữ liệu đầu ra từ truy vấn cơ sở dữ liệu SQL. **Cơ sở dữ liệu** () là một tập hợp các dữ liệu có tổ chức liên quan đến
**Rò rỉ dữ liệu** hay **vi phạm dữ liệu**, **lộ dữ liệu** là "việc tiết lộ, công khai hoặc làm mất thông tin cá nhân một cách trái phép". Kẻ tấn công có nhiều động
**Dịch vụ chăm sóc sức khỏe ở Hoa Kỳ** được cung cấp bởi nhiều tổ chức khác nhau, bao gồm các công ty bảo hiểm, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, hệ
**Nhà Liêu** hay **Liêu triều** ( 907/916-1125), còn gọi là nước **Khiết Đan** (契丹國, đại tự Khiết Đan: Tập tin:契丹國.png) là một triều đại phong kiến do người Khiết Đan kiến lập trong lịch sử
**Tài chính công** nghiên cứu về vai trò của chính phủ trong nền kinh tế. Nó là một khía cạnh của ngành kinh tế học giúp đánh giá doanh thu của chính phủ và số
**Nghị định 168/2024/NĐ–CP** (gọi tắt: **Nghị định 168**) là một nghị định do Chính phủ Việt Nam ban hành về việc "Quy định xử phạt vi phạm hành chính về trật tự, an toàn giao
Một **công dân kỹ thuật số** () là người có kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin để giao tiếp với người khác, tham gia vào các hoạt động xã hội, kinh doanh và
Sở Tư pháp tỉnh Kiên Giang là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh Kiên Giang, có chức năng tham mưu và giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh thực hiện quản lý
**Liêu Thánh Tông** (chữ Hán: 遼聖宗; 972 - 1031), tên thật theo Hán danh là **Long Tự** (隆绪) và tên Khiết Đan là **Văn Thù Nô** (文殊奴), là vị Hoàng đế thứ sáu thuộc dòng
**Bộ Tài chính** là cơ quan của Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách nhà nước, thuế, phí,
**Đảng Công nhân Đức Quốc gia Xã hội chủ nghĩa** ( - **NSDAP**), thường được gọi là **Đảng Quốc Xã** trong tiếng Việt, là đảng cầm quyền Đức trong thời kỳ Đức Quốc Xã. Lãnh
**Đảng Dân chủ** (tiếng Anh: _Democratic Party_), cùng với Đảng Cộng hòa, là một trong hai chính đảng lớn nhất tại Hoa Kỳ. Đảng Dân chủ, truy nguyên nguồn gốc của mình đến thời Thomas
**Biểu tình Tây Nguyên 2004** (còn được biết đến với tên gọi **Bạo loạn Tây Nguyên 2004 hoặc **Thảm sát Phục Sinh''') là một cuộc biểu tình của người Thượng xảy ra vào Lễ Phục
**Nhà Nguyễn** (chữ Nôm: 茹阮, chữ Hán: 阮朝; Hán-Việt: _Nguyễn triều_) là triều đại quân chủ cuối cùng trong lịch sử Việt Nam. Nhà Nguyễn được thành lập sau khi
**Kinh doanh điện tử**, hay còn gọi là "**eBusiness**" hoặc "**e-business**" (viết tắt từ chữ _Electronic business_), hay _Kinh doanh trên Internet_, có thể được định nghĩa như là một ứng dụng thông tin và
**Cuộc cách mạng công nghiệp lần 3**, hay còn được gọi **Cách mạng kỹ thuật số** (), kỷ nguyên công nghệ thông tin, diễn ra từ những năm 1950 đến cuối những năm 1970, với
**Nam Phi** (), quốc hiệu là **Cộng hòa Nam Phi** (Republic of South Africa) là một quốc gia nằm ở mũi phía nam châu Phi, giáp Namibia, Botswana, Zimbabwe, Mozambique, Eswatini, và bao quanh toàn
phải|Lãnh thổ Việt Nam thời nhà Lê sơ ([[1428-1527).]] **Nhà Lê sơ** (chữ Nôm: 茹黎初 chữ Hán: 黎初朝, Hán Việt: _Lê sơ triều_) là giai đoạn đầu của triều đại quân chủ nhà Hậu Lê.
**Hồ Quý Ly** (chữ Hán: 胡季犛; 1336 – 1407), tên chữ **Nhất Nguyên** (一元), là vị hoàng đế đầu tiên của nhà nước Đại Ngu trong lịch sử Việt Nam. Ông ở ngôi vị Hoàng
**Nhà Nguyên** (tiếng Trung: 元朝, bính âm: _Yuán Cháo_, Hán-Việt: _Nguyên triều_) hay **Đại Nguyên** (Tiếng Trung: 大元, bính âm: _Dà Yuán_) là nhà nước kế tục của Đế quốc Mông Cổ và đánh dấu
**Hán Chiêu Liệt Đế** (漢昭烈帝), hay **Hán Tiên chủ**, **Hán Liệt Tổ**, tên thật là **Lưu Bị** (, ; ; 161 – 10 tháng 6 năm 223), tự là **Huyền Đức,** là Hoàng đế khai
**Trịnh Doanh** (chữ Hán: 鄭楹, 4 tháng 12 năm 1720 – 12 tháng 5 năm 1767), thụy hiệu **Nghị Tổ Ân vương** (毅祖恩王), là vị chúa Trịnh thứ 7 thời Lê Trung hưng trong lịch
**Liêu Thái Tông** (25 tháng 11, 902 – 18 tháng 5, 947), tên thật là **Nghiêu Cốt**, tên tiếng Hán **Gia Luật Đức Quang** (耶律德光), tên tự **Đức Cẩn**, là vị hoàng đế thứ hai
thumb|Sự tăng trưởng và số hóa các khả năng lưu trữ thông tin trên toàn cầu **Dữ liệu lớn** (Tiếng Anh: **Big data**) là một thuật ngữ cho việc xử lý một tập hợp dữ
Sau cuộc bạo loạn tại Điện Capitol Hoa Kỳ 2021, các cuộc điều tra tội phạm, lo ngại về sức khỏe cộng đồng và các tác động chính trị khác nhau đã xảy ra, đáng
nhỏ|240x240px| BTS biểu diễn "Not Today" trong chuyến lưu diễn Speak Yourself tại sân vận động MetLife vào ngày 18 tháng 5 năm 2019. Nhóm nhạc nam Hàn Quốc BTS được thành lập vào năm
**Trận Ngọc Hồi – Đống Đa** (hay **Chiến thắng Kỷ Dậu**) là tên gọi do các nhà sử học Việt Nam dành cho loạt trận đánh chống ngoại xâm thắng lợi của nước Đại Việt
**Cách mạng Tân Hợi** () còn được gọi là **Cách mạng Trung Quốc** hay **Cách mạng năm 1911** là cuộc cách mạng dân tộc dân chủ nhân dân ở Trung Quốc do những người trí
**Phương tiện truyền thông mạng xã hội** (tiếng Anh: _social media_) là các ứng dụng hoặc chương trình được xây dựng dựa trên nền tảng Internet, nhằm tạo điều kiện cho việc tạo mới hoặc
thumb|Nước hoa Vintage Atomizer **Nước hoa** hay **dầu thơm** (tiếng Anh: _Perfume_, ) là hỗn hợp của tinh dầu thơm hoặc các hợp chất tạo mùi thơm, chất hãm hương (lưu hương) và dung môi,
**Bát kỳ** hay **Bát kỳ Mãn Châu** (, ) là một chế độ tổ chức quân sự đặc trưng của người Mãn Châu và nhà Thanh (sau này), đặc trưng của Bát kỳ là mỗi
**Carlos III của Tây Ban Nha** (Tiếng Anh: _Charles III_; Tiếng Ý và Tiếng Napoli: _Carlo Sebastiano_; Tiếng Sicilia: _Carlu Bastianu_; Sinh ngày 20/01/1716 - Mất ngày 14/12/1788) là Công tước có chủ quyền xứ
**Công nghiệp Quốc phòng** là bộ phận của kinh tế quân sự, có chức năng sản xuất, sửa chữa vũ khí, trang bị và sản xuất các vật tư, trang bị hậu cần cần thiết