Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, khi nhắc đến số hóa tài liệu thì nghĩ đây là việc cần thiết nhưng chưa quá quan trọng để đầu tư, hoặc thậm chí là lãng phí. Nhưng để đánh giá lãng phí hay là sự đầu tư hiệu quả, cần đánh giá trên nhiều khía cạnh để có cái nhìn khách quan với hoạt động số hóa tài liệu này.
Theo thống kê từ Bộ công thương năm 2015 ở Việt Nam có 3,1 triệu tấn giấy được tiêu thụ, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bẳng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc.Nhìn vào các con số trên, chúng ta nhận thấy, các hoạt động kinh doanh hiện nay bị lệ thuộc nhiều vào văn bản giấy tờ, và các thông tin lưu trữ trên đó quyết định đến 70% sự thành công của giao dịch. Nhưng với công tác lưu trữ tài liệu ở các doanh nghiệp hiện nay (lưu trữ tài liệu bản cứng trong các giá, tủ để tài liệu) thì việc bảo đảm thông tin không bị mất cắp, hay hư hại là rất khó. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hiện tại cũng hạn chế việc khai thác, tái sử dụng thông tin trong doanh nghiệp bởi thời gian tìm kiếm thông tin bị kéo dài, dẫn đến hiệu quả công việc bị giảm sút.Số hóa tài liệu ra đời chính là giải pháp khắc phục các nhược điểm của việc lưu trữ thông tin truyền thống, đưa ra cho doanh nghiệp phương án khai thác thông tin hiệu quả và nâng cao chất lượng công việc.Do xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ về số hóa tài liệu nên nhiều doanh nghiệp vẫn còn hiểu chưa đúng như sau:– Số hóa tài liệu chỉ đơn thuần là scan tài liệu từ bản cứng thành bản mềm, rồi lưu trữ trên máy tính cá nhân vậy thì chỉ đầu tư 1 máy scan vài triệu là doanh nghiệp có thể tự số hóa. Nhưng đối với một quy trình số hóa bao gồm nhiều khâu, nhiều bước thì bước scan tài liệu bản cứng thành bản mềm để lưu trữ chỉ là một khâu nhỏ trong quy trình tổng thể lớn. Và trong quy trình số hóa tài liệu này, các khâu quan trọng hơn cả lại là quản lý, vận hành, khai thác tài liệu sau scan thế nào, để thông tin được khai thác hiệu quả.
– Số hóa tài liệu phải đầu tư một chi phí lớn (con người, thiết bị, máy móc…) như vậy thật sự lãng phí, vì doanh nghiệp thấy hiện tại khâu quản lý lưu trữ của họ tuy không tối ưu, nhưng chưa phát sinh vấn đề gì lớn, không cần phải đầu tư. Nhưng thực sự, số hóa là một hoạt động đầu tư sinh lợi lâu dài cho doanh nghiệp. Nó giải quyết trước các vấn đề tiềm ẩn mà doanh nghiệp nào cũng gặp phải khi hoạt động lâu dài đó là: hạn chế việc khai thác thông tin do khối lượng thông tin tài liệu quá nhiều, mất mát thông tin do việc quản lý, lư trữ hạn chế,…Hiện nay, trên thế giới hoạt động số hóa được áp dụng rộng rãi, còn ở Việt Nam, các doanh nghiệp bị hạn chế về quy mô, tài chính nên chưa quan tâm đến hoạt động này. Nhưng các doanh nghiệp muốn hội nhập xu hướng phát triển, nâng cao hiệu quả kinh doanh đều cần quan tâm và đầu tư cho hoạt động số hóa tài liệu.
– Số hóa tài liệu có thể làm lộ các thông tin quan trọng của doanh nghiệp ra bên ngoài. Thực tế, việc này chỉ xảy ra nếu doanh nghiệp thuê các đơn vị làm dịch vụ kém chất lượng, chưa có kinh nghiệm triển khai. Đối với các đơn vị làm dịch vụ số hóa tài liệu lớn như FSI (đơn vị đã được cấp chứng nhận an ninh thông tin ISO/IEC 27001) thì việc bảo mật thông tin là an toàn tuyệt đối. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể mua thiết bị, phần mềm số hóa và tự triển khai để đảm bảo thông tin được nguyên vẹn.Nhìn chung, hiện nay, số hóa tài liệu không còn là chi phí lớn. Bởi trước đây, các phần mềm số hóa và quản lý tài liệu chủ yếu được viết bởi doanh nghiệp nước ngoài, nên chi phí chuyển giao lớn, support hỗ trợ khó khăn. Hiện nay, các doanh nghiệp trong nước đã quan tâm và đâu tư nhiều cho hoạt động nghiên cứu phát triển phần mềm số hóa.Một trong các phần mềm được đánh giá cao hiện nay là phần mềm DocPro – Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro.
Hệ thống quản trị tài liệu DocPro do FSI nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:– Thực hiện thu nhận thông tin phi cấu trúc và Quản lý những thông tin được thu nhận này.
– Quản lý luồng công việc, bảo mật thông tin người dùng, tạo báo cáo thống kê, nhận dạng ký tự…
– Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu, tích hợp hệ thống nhận dạng và sửa lỗi Tiếng Việt
– Tập trung và quy trình hóa việc quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật,
– Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
– Giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhân dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
– Hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng… giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu.
👁️
1 | 🔗 | 💖 | ✨ | 🌍 | ⌚
Link
https://eduz.vn/592bAe1bE_85D5B
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, khi nhắc đến số hóa tài liệu thì nghĩ đây là việc cần thiết nhưng chưa quá quan trọng để đầu tư, hoặc thậm chí là lãng
Dữ liệu là tài sản quý giá, và giờ đây, ngay cả các Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (SMEs) cũng có thể khai thác để đưa ra quyết định thông minh hơn.- Hiểu rõ khách
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc áp dụng AI miễn phí hỗ trợ công việc văn phòng đã trở thành xu hướng tất yếu. Những công cụ này không chỉ
Trong những năm gần đây, thế giới đã trải qua hàng loạt biến động lớn: từ đại dịch Covid-19 cho đến sự xuất hiện của các mô hình kinh doanh mới, tiến bộ công nghệ
Trong những năm gần đây, thế giới đã trải qua hàng loạt biến động lớn: từ đại dịch Covid-19 cho đến sự xuất hiện của các mô hình kinh doanh mới, tiến bộ công nghệ
Với xu hướng kinh doanh online và các lĩnh vực đều được số hóa thì nếu doanh nghiệp bạn không sở hữu cho mình một website thì việc kinh doanh sẽ vô cùng khó khăn.
**Cạnh tranh** kinh tế là sự ganh đua giữa các chủ thể kinh tế (nhà sản xuất, nhà phân phối, bán lẻ, người tiêu dùng, thương nhân...) nhằm giành lấy những vị thế tạo nên
nhỏ|Marketing qua mạng xã hội. **Marketing qua mạng xã hội** hay còn gọi với thuật ngữ _social media marketing_, là hình thức thực hiện các hoạt động marketing trên mạng internet thông qua việc sử
Tiền giấy mệnh giá 500 [[đồng Việt Nam Cộng hòa|đồng phát hành năm 1966]] **Kinh tế Việt Nam Cộng hòa** (1955-1975) là một nền kinh tế theo hướng thị trường, đang phát triển, và mở
**Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật** (tiếng Anh: _Science and Technics Publishing House_) thành lập năm 1960 tại Việt Nam theo quyết định số 185-KHH/QĐ (ngày 09 tháng 6 năm 1960) của Ủy
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.Chuyển
Trong thời đại số hóa, doanh nghiệp đang đối mặt với vô vàn thách thức: quản lý tồn kho phức tạp, quy trình làm việc rời rạc, khó khăn trong việc đưa ra quyết định
Hệ sinh thái doanh nghiệp là một hệ sinh thái tổng uy tín, với rất nhiều doanh nghiệp từ nhỏ, vừa và lớn, ở đây các doanh nghiệp, tổ chức được kết nối liên minh,
Hệ sinh thái doanh nghiệp là một hệ sinh thái tổng uy tín, với rất nhiều doanh nghiệp từ nhỏ, vừa và lớn, ở đây các doanh nghiệp, tổ chức được kết nối liên minh,
nhỏ|phải|Con [[tê giác là thần thú huyền thoại trong truyền thuyết, chúng được ví như linh vật kỳ lân]] nhỏ|phải|Các loài [[côn trùng có vai trò thầm lặng nhưng thiếu yếu]] nhỏ|phải|Tôm hùm [[BBQ, trong
phải|nhỏ|Các [[kim tự tháp Ai Cập ở quần thể kim tự tháp Giza, nhìn từ trên không. Quần thể này được xây dựng vào khoảng năm 2600 TCN.]] phải|nhỏ|Đền Prasat Thom ở [[Koh Ker, Campuchia]]
Các chương trình xúc tiến thương mại, thương mại điện tử… được triển khai hiệu quả tại tỉnh Điện Biên đã kịp thời hỗ trợ, tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp phát triển
Các chương trình xúc tiến thương mại, thương mại điện tử… được triển khai hiệu quả tại tỉnh Điện Biên đã kịp thời hỗ trợ, tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp phát triển
**Nhạc Phi** (24 tháng 3 năm 1103 – 28 tháng 1 năm 1142) là nhà quân sự nổi tiếng trong lịch sử Trung Quốc, danh tướng chống quân Kim thời Nam Tống. Trước sau tổng cộng
**Chủ nghĩa tư bản** (Chữ Hán: 主義資本; tiếng Anh: _capitalism_) là một hệ thống kinh tế dựa trên quyền sở hữu tư nhân đối với tư liệu sản xuất và hoạt động sản xuất vì
Khu trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh ban đêm. **Đổi Mới** là một chương trình cải cách toàn diện, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế, chính trị và nhiều khía cạnh khác
**Fujisawa Takeo** sinh ngày 10/11/1910 tại khu Koishikawa (nay là Bunkyo), Tokyo. Ông từng là giám đốc của tập đoàn ôtô Honda. Fujisawa Takeo gia nhập hãng năm 1949 và cùng với người sáng lập
**Nhà Liêu** hay **Liêu triều** ( 907/916-1125), còn gọi là nước **Khiết Đan** (契丹國, đại tự Khiết Đan: Tập tin:契丹國.png) là một triều đại phong kiến do người Khiết Đan kiến lập trong lịch sử
**Người Hoa** () là một dân tộc có nguồn gốc từ Trung Quốc và được công nhận là một trong 54 dân tộc của Việt Nam. Các tên gọi khác của họ là **người Minh**,
**Bộ Tài chính** là cơ quan của Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách nhà nước, thuế, phí,
**Liêu Ninh** (, ) là một tỉnh nằm ở Đông Bắc Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa. Năm 2018, Liêu Ninh là tỉnh đông thứ mười bốn về số dân, đứng thứ mười bốn về
**Đảng Dân chủ** (tiếng Anh: _Democratic Party_), cùng với Đảng Cộng hòa, là một trong hai chính đảng lớn nhất tại Hoa Kỳ. Đảng Dân chủ, truy nguyên nguồn gốc của mình đến thời Thomas
** Đoan Mộc Tứ ** (; 520–459 TCN),, người Hoa Hạ, họ Đoan Mộc, sống vào thời kỳ cuối Xuân Thu , người nước Vệ (huyện Tuấn, Hạc Bích, tỉnh Hà Nam), tự ** Tử
Thực hiện Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Ủy ban nhân dân tỉnh
Thực hiện Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Ủy ban nhân dân tỉnh
Tư Duy phát triển Hệ Sinh Thái Địa Phương được đóng góp từ những chuyên gia trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, hệ sinh thái doanh nghiệp, của những tổ chức hội nhóm doanh
Thực hiện Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Ủy ban nhân dân tỉnh
“Nếu kiến thức về quản trị kinh doanh chủ yếu dành cho các doanh nghiệp đã đi vào phát triển ổn định, thì kiến thức về khởi nghiệp lại hết sức thiết yếu cho quá
Người mẫu trên sàn diễn thời trang trong một chương trình thời trang năm 2004. **Thời trang** là một sự thể hiện thẩm mỹ phổ biến tại một thời gian, địa điểm cụ thể, trong
**Trung Hoa Dân quốc** () là đảo quốc và quốc gia có chủ quyền thuộc khu vực Đông Á. Ngày nay, do ảnh hưởng từ vị thế lãnh thổ cùng nhiều yếu tố chính trị
**Chiến dịch tranh cử tổng thống năm 2024 của Donald Trump** là chiến dịch tranh cử tổng thống cho cuộc bầu cử tổng thống Hoa Kỳ 2024 đang diễn ra của cựu tổng thống thứ
**Tết Trung thu** còn được gọi là **Tết trông Trăng** hay **Tết hoa đăng** theo Âm lịch là ngày Rằm tháng 8 hằng năm, là một lễ hội truyền thống được kỉ niệm ở văn
**Cuộc cách mạng công nghiệp lần 3**, hay còn được gọi **Cách mạng kỹ thuật số** (), kỷ nguyên công nghệ thông tin, diễn ra từ những năm 1950 đến cuối những năm 1970, với
**Mô hình truyền thông hội tụ** (còn gọi là mô hình PESO) là một khái niệm trong lĩnh vực Quan hệ công chúng, xác định bốn loại phương tiện Paid - Earned - Share và
nhỏ|350x350px| Một trang trại đô thị ở [[Chicago ]] **Nông nghiệp** **đô thị** **, trồng trọt** **đô thị**, hoặc **làm vườn đô thị** là hoạt động trồng trọt, chế biến và phân phối thực phẩm
Chào đón bạn đến với Sea Sense Resort, "Mái nhà xa" của bạn ở Đảo Phú Quốc. Sea Sense Resort sẽ mang đến cho bạn quãng thời gian lưu trú thư giãn và dễ chịu
**Tứ Xuyên** () là một tỉnh nằm ở tây nam của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa. Tỉnh lị của Tứ Xuyên là Thành Đô, một trung tâm kinh tế trọng yếu của miền Tây
nhỏ|Tranh trong hang động về [[bò rừng ở Châu Âu (_Bos primigenius primigenius_), Lascaux, Pháp, nghệ thuật thời tiền sử]] **Lịch sử hội họa** được bắt đầu từ những hiện vật của người tiền sử
**Lịch sử Hoa Kỳ**, như được giảng dạy tại các trường học và các đại học Mỹ, thông thường được bắt đầu với chuyến đi thám hiểm đến châu Mỹ của Cristoforo Colombo năm 1492
nhỏ|phải|Một người béo phì **Béo phì** là một tình trạng bệnh lý, đôi khi được xem là một căn bệnh, trong đó mô mỡ trong cơ thể đã tích tụ đến mức có thể gây
**Đức hóa** () là quá trình truyền bá ngôn ngữ, con người và văn hóa Đức, hay các chính sách khởi đầu cho những thay đổi này. Vấn đề này từng là nguyên tắc chủ
**Lịch sử Tây Tạng từ năm 1950 đến nay** bắt đầu từ sau trận Qamdo năm 1950. Trước đó, Tây Tạng đã tuyên bố độc lập khỏi Trung Quốc vào năm 1913. Năm 1951, người
Trường hợp đầu tiên được xác nhận về đại dịch bệnh virus corona 2019 (COVID-19) tại Ma Cao được công bố vào ngày 22 tháng 1 năm 2020. Ngày 4 tháng 7 năm 2022, Ma
**Rishi Sunak** (; sinh ngày 12 tháng 5 năm 1980) là một chính trị gia người Anh gốc Ấn Độ từng là Thủ tướng Vương quốc Anh từ năm từ tháng 10 năm 2022 đến
**Bạc Liêu** là một tỉnh cũ ven biển thuộc vùng Đồng bằng sông Cửu Long, nằm trên bán đảo Cà Mau, miền đất cực nam của Việt Nam. ## Nguồn gốc tên gọi Tỉnh Bạc