✨Số hóa doanh nghiệp: Bước khởi động để chuyển đổi số thành công

Số hóa doanh nghiệp được hiểu là phương pháp tối ưu hóa doanh nghiệp và chuyển đổi các định dạng khác nhau thành dữ liệu được lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị công nghệ khác. Một số chuyển đổi quan trọng trong số hóa bao gồm công tác điều hành, quản lý giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, hình ảnh, âm thanh,…

Dựa vào tiêu chí cụ thể, số hóa doanh nghiệp có thể được chia thành 2 hình thức, bao gồm:Số hóa dữ liệu còn được biết đến với thuật ngữ số hóa tài liệu. Đây chính là phương pháp chuyển đổi dữ liệu của tổ chức từ mọi định dạng vật chất sang định dạng kỹ thuật. Sau cùng những định dạng này sẽ được lưu trữ vào hệ thống máy tính để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.Số hóa quy trình là quá trình cải thiện quy trình sản xuất, kinh doanh bằng việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số và những công cụ hiện đại để quá trình làm việc được tối ưu, nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời số hóa quy trình còn tăng năng suất cho từng nhân viên, tiết kiệm thời gian ra quyết định của các nhà quản trị.Rất nhiều người hiện tại vẫn còn đang nhầm lẫn giữa 2 khái niệm số hóa và chuyển đổi số. Thực chất đây là 2 thuật ngữ chỉ chuỗi công việc khác nhau, tuy nhiên giữa chúng sẽ có những điểm chung nhất định.

Chuyển đổi số có thể hiểu là quá trình áp dụng số hóa vào quy trình hoạt động của tổ chức. Khi đó nhà quản trị cần ứng dụng công nghệ số để quản lý hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

Do đều xuất phát từ công nghệ hiện đại, cả 2 khái niệm trên đều được ứng dụng một cách thông minh vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu suất làm việc.

Khi nói đến sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số, có thể hiểu số hóa chỉ đơn giản là chuyển đổi dữ liệu từ định dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số, vẫn giữ nguyên bản chất của dữ liệu. Mục đích chính của số hóa là để thuận tiện cho hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp.

Đối với chuyển đổi số, đòi hỏi công nghệ thông tin phức tạp hơn, sử dụng chính dữ liệu của số hóa để phân tích, xử lý và đưa ra kết quả cụ thể, hỗ trợ nhà quản trị lên chiến lược kinh doanh, xác định mục tiêu của doanh nghiệp,…Doanh nghiệp dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc số hóa cũng là điều cần thiết để tạo lợi thế cạnh tranh và có cơ hội phát triển. Thực tế cho thấy số hóa mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích để theo kịp xu hướng hiện đại.Đối với cách làm việc, quản lý truyền thống và thủ công, doanh nghiệp cần đến số lượng lớn giấy tờ, sổ sách, tạo ra một khoản phí đắt đỏ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tốn khoản tiền cho giấy mực, tiền điện, khấu hao các trang in ấn, chi phí thuê nhiều nhân viên,…

Hiện nay với nhiều cách thức khác nhau, doanh nghiệp có thể tối thiểu hóa loại chi phí này, đặc biệt là ứng dụng số hóa. Việc lưu trữ dữ liệu qua máy tính sẽ giúp tiết kiệm được khoản phí lớn để tập trung cho những công việc quan trọng hơn hoặc đầu tư kinh doanh để tạo ra lợi nhuận và giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn. Có một số nghiên cứu gần đây cho thấy doanh nghiệp khi số hóa đã tiết kiệm được hàng tỷ đồng cho việc in ấn, giấy tờ và chi phí thuê lao động.Khi số hóa doanh nghiệp, năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên cũng được tăng lên đáng kể. Nếu với cách quản lý và quy trình làm việc truyền thống trên giấy tờ, nhân viên sẽ phải tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu phục vụ cho công việc. Trong thời gian dài, điều này cũng chính là một sự lãng phí.

Việc ứng dụng số hóa sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được triệt để vấn đề này. Qua đó, dù là quản lý hay nhân viên, chỉ cần một vài thao tác đơn giản đã có thể tìm được tài liệu mình cần một cách đầy đủ, chính xác. Nhân viên khi đó có thể sử dụng thời gian để xử lý những công việc quan trọng hơn. Bên cạnh đó, học cũng có thể trau dồi, học hỏi thêm nhiều kiến thức, kỹ năng để phát triển bản thân và nâng cao hiệu quả công việc.Số hóa doanh nghiệp cũng giúp các tổ chức, công ty tìm kiếm dữ liệu, thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và không bị giới hạn. Mọi dữ liệu đều có thể được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số hiện đại, có sự đồng bộ giữa các phòng ban, quy trình trong công ty. Khi đó những ai có thẩm quyền đều có thể thông qua Internet để truy cập vào hệ thống tài liệu, dù bạn đang không có mặt tại công ty.

Nhờ vậy, tất cả mọi việc liên quan đến tài liệu đều được xử lý nhanh chóng, linh động và hiệu quả hơn, đặc biệt hiện nay do nhiều nguyên nhân khiến nhân viên phải Work From Home mà không thể có mặt tại công ty.Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có riêng cho mình các dữ liệu về chiến lược kinh doanh, kế hoạch phát triển, tiếp thị, dữ liệu khách hàng, thông tin nhân viên. Đây đều là dữ liệu vô cùng quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp đó. Vì vậy đảm bảo bảo mật thông tin là điều vô cùng quan trọng.

Nhờ việc số hóa, doanh nghiệp có thể tăng tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu của mình. Trong những trường hợp cần thiết, chủ doanh nghiệp, nhà quản trị hoặc nhân viên được cấp quyền đều có thể xem, chỉnh sửa, cập nhật các văn bản và tài liệu quan trọng này.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cài đặt những luồng công việc liên quan đến nhóm quyền hạn cho từng phòng ban, từng cá nhân riêng biệt. Đảm bảo những người không có thẩm quyền không thể xem được dữ liệu, tránh tình trạng mất cắp. Ngoài ra, với những thông tin được lưu trữ trên máy tính hay điện toán đám mây, nhân viên có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát khi đang quét văn bản để biết được những ai đang xem hay chỉnh sửa văn bản, từ đó làm căn cứ để truy cứu trách nhiệm trong trường hợp sai phạm hay mất cắp dữ liệu.Nếu doanh nghiệp lưu trữ thông tin, tài liệu trên các loại giấy tờ, sổ sách một cách thủ công, có thể gặp nhiều rủi ro do bị mục nát, mối mọt, ẩm ướt hay thất lạc khiến tài liệu bị hư hỏng, mất giá trị. Khi đã số hóa, doanh nghiệp hoàn toàn có thể loại bỏ những lo lắng này. Tài liệu được lưu trữ trên máy tính, hệ thống đám mây có thể giúp đảm bảo thông tin, dữ liệu được an toàn, được lưu trữ qua nhiều năm để phục vụ cho việc tìm kiếm về sau.Các doanh nghiệp sử dụng cách quản lý bằng giấy tờ, sổ sách có thể thải ra hàng triệu tấn giấy vụn mỗi năm. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn tài nguyên mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi trường. Do đó việc hạn chế sử dụng giấy và giảm tải các loại giấy vụn không cần thiết được khuyến khích.

Vì vậy khi lưu trữ thông tin, dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số được xem là thân thiện với môi trường, giúp hạn chế lượng giấy in không cần thiết, đồng thời thể hiện và giúp nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của các công ty, doanh nghiệp.Chuyển đổi số là hình thức phát triển, hoàn thiện phức tạp hơn của số hóa. Trong thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ, chuyển đổi số được xem là yêu cầu tất yếu của các doanh nghiệp. Khi đó số hóa được xem là bước đệm hoàn chỉnh cho công cuộc chuyển đổi số.

Tất cả thông tin, dữ liệu khi được số hóa sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng các công cụ thông minh, đồng thời tạo được thành công nổi bật trong quá trình chuyển đổi số và tiết kiệm đáng kể chi phí.Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ khó có thể tránh khỏi những rủi ro khách quan như thiên tai, hỏa hoạn hay một số nguyên nhân chủ quan do con người, nhân sự. Khi đó tài liệu trong doanh nghiệp sẽ đối mặt phải những nguy cơ như bị cháy, bị rách nát, thất lạc,… Đây là những rủi ro ảnh hưởng xấu đến quá trình phát triển nên không tổ chức nào mong muốn. Tuy nhiên nếu ứng dụng số hóa có thể giúp giải quyết những khó khăn này và đảm bảo sự an toàn cho hệ thống thông tin, tài liệu của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp vẫn giữ cách quản lý và làm việc truyền thống có thể khiến bộ máy vận hành trở nên lạc hậu, năng suất làm việc không cao và dễ thất bại. Trong thời đại công nghệ đang là xu hướng, quy trình số hóa doanh nghiệp trở thành điều bắt buộc để các tổ chức có thể phát triển và vươn xa hơn.