Quy trình (tiếng Hán: 規程- tiếng Anh: Procedure) là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo....

Khái niệm

1. Từ nguyên: Quy trình - 規程

• Quy - 規, là Quy định - 規定.

• Trình - 程, là Trình tự - 程序, Thứ tự - 次序, Cách thức - 格式.

• Đối lập với Quy trình là Tùy tiện, Cảm hứng, Cảm giác, Tùy nghi.

Nguồn gốc của Quy trình

Quy trình có thể bắt nguồn từ một ý tưởng, kinh nghiệm sống, kinh nghiệm nghề nghiệp hay thành tựu của một công trình khoa học.

Quy trình học là ngành khoa học nghiên cứu phương pháp thiết lập, vận hành/điều hành, hoàn thiện, nâng cấp hoặc phá hủy Quy trình, nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể trong hoạt động đa dạng của xã hội loài người.

Phân biệt Quy trình với các hoạt động khác của con người.

• Quy trình với Quá trình: Theo định nghĩa trong ISO 9000 thì Quá trình (Process) được định nghĩa là "tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra", Quy trình (Procedure) được định nghĩa là "cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc quá trình". Như vậy, theo định nghĩa của tổ chức ISO, Quá trình chỉ mang tính mô tả hệ thống hoặc tương tác, có thể ẩn chứa Trình tự nhưng hoàn toàn không có tính bó buộc tuân thủ như Quy trình.

Mặt khác, một Quá trình có thể chứa nhiều Quy trình, hoặc một Quy trình có thể chứa nhiều Quá trình và Quy trình.

Hiện nay có một thực tế là nhiều học giả lại xem khái niệm Process là Quy trình, thực chất Process là Quá trình. Đây là sự nhầm lẫn về học thuật có thể sẽ được các nhà từ điển học làm rõ trong tương lai, thậm chí chúng (Quá trình và Quy trình) cũng không thể xem là từ đồng nghĩa, vì Quá trình sản xuất ô tô không thể đồng nghĩa với Quy trình sản xuất ô tô.

• Quy trình với Lộ trình: Lộ trình không có tính bắt buộc thực hiện toàn diện và chặt chẽ như Quy trình, ví dụ: Lộ trình điểm định khí thải xe máy

• Quy trình với Chương trình: Bản chất của Chương trình là mô tả nội dung, ví dụ như Chương trình văn nghệ, Chương trình đào tạo.... Theo đó các nhà tổ chức có thể linh động thay đổi thứ tự thực hiện, miễn sao hoàn thành Chương trình đã đề ra. Ngược lại, bản chất của Quy trình là sự bắt buộc phải thực hiện theo đúng trình tự đã đề ra (Làm trái quy trình là vi phạm kỷ luật). Do đó, Quy trình và Chương trình có sự khác biệt rất rõ về bản chất của khái niệm. Quy trình là định hướng tiệm cận của chương trình.

Chương trình đào tạo có thể chứa Quy trình đào tạo. Ví dụ: Chương trình đào tạo Tổ trưởng sản xuất có chứa nội dung Quy trình làm việc của Tổ trưởng sản xuất.

• Quy trình với Kế hoạch: Kế hoạch chứa Quy trình, vì trong kế hoạch còn có tài chính, tiến độ thực hiện.... Ví dụ: Kế hoạch đào tạo Tổ trưởng sản xuất sẽ chứa nội dung hướng dẫn Quy trình làm việc của Tổ trưởng sản xuất.
• Quy trình với Phương pháp: Phương pháp tổ chức còn chứa sự linh hoạt, mềm dẻo hoặc sáng tạo; còn Quy trình tổ chức thì đã có sự lựa chọn cố định, mang tính bắt buộc.
• Quy trình với Lý thuyết hệ thống: Quy trình và Lý thuyết hệ thống có sự tương đồng rất lớn về nhiều phương diện, chúng cùng tạo ra 1 hành động (hoặc sản phẩm) mà mỗi thành viên cấu thành đều không có được, điểm khác biệt duy nhất là LTHT chỉ đề cập đến sự liên kết hữu cơ giữa các bộ phận cấu thành, không nêu bật đặc tính trình tự thực hiện được quy định (ấn định bắt buộc) như Quy trình.
• Quy trình và Kinh nghiệm: Kinh nghiệm là một trong những nguồn gốc hình thành nên Quy trình, gồm kinh nghiệm nghề nghiệp hoặc kinh nghiệm sống.
• Quy trình phối hợp và Cơ chế/Quy chế phối hợp: Cơ chế (quy chế) phối hợp: là sự liên kết lỏng lẻo, tùy nghi; Quy trình phối hợp: là sự gắn kết bắt buộc, mang tính sống còn của hệ thống.
• Phương pháp quản lý theo quy trình (Management by processes - MBP): Quy trình là luật pháp của một tổ chức. Làm việc không đúng quy trình là phá hoại tổ chức. Do đó, quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý chú trọng đến trình tự, thứ tự, cách thức thực hiện một công việc hay nhiệm vụ cụ thể của công nhân, chuyên gia hay một nhà quản lý cấp cao, trong một tổ chức hoặc một hệ thống.
• Quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý độc tài, bắt buộc mọi người phải tuân thủ theo những gì đã được minh định cụ thể, không chấp nhận sự đổi mới hay sáng tạo khi làm việc theo quy trình. Đây là kiểu quản lý "Thi hành trước – Ý kiến sau". Quy trình trong trường hợp này cần hiểu theo nghĩa rộng, bao gồm tuân thủ cả các nội quy, quy chế làm việc... đã được ban hành trong tổ chức. (Cần phân biệt với Phương pháp quản lý theo mục tiêu (Management by object - MBO) và Phương pháp quản lý theo chuyên môn).

Đặc tính của Quy trình

1. Ưu điểm của quy trình (QT):

Đơn giản hóa đối tượng (nhiệm vụ) phức tạp.

Dễ tăng năng suất và quy mô sản xuất.

Tăng cường an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp.

Tăng sự thỏa mãn và góp phần xây dựng lòng tự hào của lực lượng lao động.

Khả năng cải tiến liên tục để tăng năng suất và chất lượng.

Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng.

Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất.

Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá.

Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự.

Giảm thiểu lãng phí của "Phương pháp thử và sai", phòng ngừa các rủi ro.

Dễ bảo mật.

2. Nhược điểm của QT:

a. Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính. Tuy nhiên, theo ISO 9000:2000 (2.7.2) thì hồ sơ hành chính là những tài liệu cung cấp bằng chứng khách quan về các hoạt động đã được thực hiện hay kết quả thực hiện. Do đó, trong Quy trình không tồn tại (hay quá ít) các hoạt động khai thác thủ pháp hành chính khi quản trị Quy trình là một trong những điểm yếu mang tính hệ thống của QT.

Ngoài ra, thủ tục kiểm soát tài liệu còn là một trong 6 thủ tục bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Do vậy, một nhà Quy trình học toàn diện là người luôn quan tâm đầu tư việc xây dựng, kiểm soát và khai thác triệt để Bộ biểu mẫu, hồ sơ – thủ tục hành chính của Quy trình, đáp ứng các mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị.

b. Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ.

c. Khó kiểm soát chất lượng.

d. Mặc nhiên chứa đựng sự giới hạn của nguồn tri thức khởi phát.

III. Phân loại Quy trình:

Sự phân loại này không xét đến quy mô hoạt động lớn hay nhỏ, chỉ xét đến cấu trúc vật liệu của sản phẩm hoặc các ứng dụng khoa học bên trong Quy trình, bao gồm 2 dạng như sau:

1. Quy trình đơn giản: là loại Quy trình hoạt động tạo ra các sản phẩm có kết cấu đồng nhất về vật liệu, chỉ ứng dụng một vài ngành khoa học, hoặc đơn thuần chỉ mang tính lắp ráp cơ học; bao gồm các dạng thức hoạt động như:

a. Quy trình kinh doanh, Quy trình bán hàng, mua hàng, Quy trình chăm sóc khách hàng....

b. Quy trình sản xuất quần áo, xe đạp, điện thoại, đồng hồ....

c. Quy trình đào tạo công nhân cơ khí, công nhân may, chuyên viên seo, chuyên viên IT....

d. Quy trình làm việc của Tổ trưởng, Giám sát, Quản đốc....

e. Quy trình chế tạo, sản xuất vũ khí....

2. Quy trình phức hợp: là loại Quy trình sản xuất các sản phẩm phức hợp (kết hợp phức tạp) nhiều cấu trúc vật liệu khác nhau hoặc ứng dụng thành tựu của nhiều ngành khoa học chuyên sâu; bao gồm các Quy trình như: QT sản xuất tàu không gian, máy bay, ô tô, xe máy, điện thoại....

3. Quy luật chuyển hóa của Quy trình:

3.1. Quy luật chuyển hóa của Quy trình phức hợp: Quá trình hoàn thiện, cải tiến tăng năng suất (cải tiến liên tục – Continual improment) của một Quy trình phức hợp có thể phát triển đến một mức độ nhất định, nếu tiếp tục yêu cầu tăng năng suất thì Quy trình phức hợp ấy sẽ tịnh tiến dần chuyển thành Quy trình đơn giản, khi quá trình sản xuất chỉ còn mang tính lắp ghép cơ học, bởi hầu hết các nguyên liệu bán thành phẩm đều do các nhà cung cấp bên ngoài thực hiện.

- Ưu điểm:

a. Có thể nhanh chóng đẩy mạnh quy mô và tốc độ sản xuất;

b. Đơn giản hóa tiêu chuẩn tuyển dụng, cả đội ngũ quản lý và công nhân lao động.

• Nhược điểm:

a. Giảm tính bảo mật.

b. Dễ tạo ra đối thủ tiềm năng.

• Kết luận: Mức độ hoàn thiện cao nhất của Quy trình phức hợp là quá trình chuyển dần thành Quy trình đơn giản. Đây là nguyên lý cơ bản định hướng cho quá trình hoàn thiện hoặc nâng cấp một Quy trình phức hợp đã có.

3.2. Quy luật chuyển hóa của Quy trình đơn giản: Nếu một Quy trình đơn giản đáp ứng yêu cầu tăng năng suất liên tục thì Quy trình đơn giản ấy sẽ chuyển dần thành hệ thống dây chuyền tự động hóa, không còn sự tham gia của con người vào Quy trình sản xuất ấy.

IV. Phương pháp thiết lập Quy trình:

Phương pháp thiết lập quy trình: Theo 4 bước ICSC

Phương pháp trình bày quy trình.

V: Phương pháp mô tả Quy trình:

Phương pháp mô tả theo trình tự sản xuất của ISO 9000.

Phương pháp mô tả theo chức năng.

VI. Phương pháp vận hành quy trình.

Nguyên lý vận hành quy trình.

Ứng dụng chu trình Deming.

Một số yêu cầu khi vận hành quy trình.

VII. Phương pháp hoàn thiện quy trình.

Nguyên lý quản trị chất lượng.

Chất lượng kinh tế sản phẩm.

Hệ thống tiêu chí hoàn thiện quy trình.

* 3.1. Nguyên tắc hình thành chất lượng.

* 3.2. Phương pháp quản lý chất lượng toàn diện TQM.

* 3.3. Cam kết đảm bảo chất lượng

4. Một số định hướng hoàn thiện quy trình.

VIII. Phương Pháp nâng cấp quy trình.

Vệ sinh tâm lý.

Một số định hướng nâng cấp quy trình.

IX. Phương pháp phá hủy Quy trình.

X. Phân cấp lao động của nhà Quy trình học: Lao động của nhà quy trình học là dạng thức hoạt động trí tuệ cao cấp của xã hội loài người, do đó cần có sự nghiên cứu, khảo sát, đánh giá và phân loại toàn diện và chính xác hơn. Tạm thời, các nhà quy trình học có thể phân chia thành 2 thứ bậc như sau:

Nhận xét:

Người có khả năng vận hành Quy trình nào thì có thể thiết lập được Quy trình đó.

Người có khả năng phát hiện lỗi hệ thống & có biện pháp "vá" lỗi nhanh quy trình nào thì có thể vận hành (điều hành) Quy trình đó.

Người thiết lập (set up) được Quy trình nào thì có thể vận hành Quy trình đó với quy mô nhỏ; bởi, để có thể vận hành Quy trình có quy mô lớn, đòi hỏi nhà Quy trình học phải có thêm kỹ năng tổ chức, đào tạo & lãnh đạo ở trình độ cao.

Nhà quy trình học bậc trung có thể trở thành nhà quy trình học cao cấp nếu được trang bị tri thức về quản trị, năng lực quản lý và điều hành ở trình độ cao, có khả năng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra chéo, giám sát từ xa....

Nhà quy trình học cao cấp (bậc cao) có thể trở thành Giám đốc sản xuất hoặc Giám đốc Điều hành bất kỳ Quy trình nào hay bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, bất kể có cùng chuyên môn hay không; Bởi khả năng thích nghi, nghiên cứu và tự điều chỉnh cao của nhà quy trình học cao cấp.

XI. Phẩm chất của nhà Quy trình học.

Có kiến thức cơ bản về nghề hoặc lĩnh vực áp dụng Quy trình.

Có kiến thức tổng quan về các ngành khoa học đang ứng dụng trong Quy trình (Cần phân biệt với lao động của nhà chuyên môn & nhà quản trị khi cùng phối hợp vận hành Quy trình).

Kỹ năng làm việc với các chuyên gia có chuyên môn sâu đang ứng dụng trong Quy trình (kỹ năng giao tiếp, học hỏi và thích nghi ở tầm mức cao).

Có tri thức về Lý thuyết hệ thống, khoa học quản trị và khoa học đánh giá năng lực cá nhân.

Có kỹ năng phân tích và tổng hợp nhanh, phương pháp làm việc hiệu quả.

Có khả năng nắm bắt nhanh bản chất (hoặc nguyên lý, nguyên tắc, phương pháp, mục đích, mục tiêu...) vấn đề.

Khả năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống, xác định nguyên nhân & dự báo nhanh.

Khả năng cập nhật và ứng dụng (tích hợp) tiến bộ khoa học kỹ thuật, tri thức đời sống xã hội loài người hoặc Quy trình của vạn vật trong tự nhiên.

Sử dụng linh hoạt cả ba công cụ lãnh đạo (Độc tài, Dân chủ & Tự do hoạt động), và 3 phương pháp quản lý (quản lý theo quy trình, quản lý theo mục tiêu và quản lý theo chuyên môn) trong quá trình quản lý & điều hành Quy trình.

Mẫu người có tính cách năng động, linh hoạt, thích nghi tốt, tự điều chỉnh cao.

Hiện tượng "đúng quy trình" tại Việt Nam

Từ những năm 2010 tại Việt Nam câu nói "đã làm việc đúng quy trình" được đem ra trả lời với ý nghĩa rằng ai đó không chịu trách nhiệm về sự cố hay tai nạn nào đó. Một số sự kiện "đúng quy trình" gần đây có:

• Thủy điện Đray H'linh 1 xả nước ngày 16/3/2018 làm 2 người chết, nói làm "đúng quy trình" .
• Con trai Phó Bí thư Thành uỷ Đồng Hới thăng tiến "thần tốc" năm 2012 đến 2017 là "hoàn toàn đúng quy trình" (?!) .
• Cả họ bí thư huyện Quảng Trạch, tỉnh Quảng Bình làm quan "đúng quy trình" .
• Phó chủ tịch Thanh Hóa hai lần bổ nhiệm thần tốc một nữ trưởng phòng năm 2016 *Tám người là vợ, anh em ruột thịt, em rể, anh em họ hàng của ông Triệu Tài Vinh đang giữ các vị trí chủ chốt của tỉnh Hà Giang

Những sự kiện trên được phân tích rằng "Quy trình là do con người thực hiện", và trong bổ nhiệm quan chức đã bị lợi dụng để "nâng đỡ không trong sáng" . Nó thể hiện rằng công tác cán bộ còn nhiều khe hở, lỗ hổng, tồn tại nhiều hạn chế, yếu kém; chưa có cơ chế để kiểm soát quyền lực, chống chạy chức, chạy quyền một cách hiệu quả .