✨NotebookLM - Giải Pháp Quản Lý Tri Thức Cho Doanh Nghiệp Thời AI

Trong thời đại dữ liệu bùng nổ như hiện nay, chắc hẳn không chỉ doanh nghiệp của tôi mà còn rất nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với các thách thức lớn: thông tin nhiều nhưng phân tán, nhân viên mất thời gian tìm kiếm và khó tận dụng triệt để. Thông qua bài viết này tôi sẽ chia sẻ cho các bạn cách mà bản thân đã sử dụng NotebookLM để hỗ trợ giải quyết bài toán quản lí tri thức doanh nghiệp như thế nào.Tôi còn nhớ khi làm việc trong một dự án ở công ty, mỗi khi cần tìm lại báo cáo cũ hay dữ liệu nghiên cứu, cả nhóm thường mất rất nhiều thời gian để lục lọi trong email, ổ cứng cá nhân hay các file lưu trữ rời rạc. Thông tin có sẵn, nhưng lại phân tán, khiến việc ra quyết định bị chậm trễ và đôi khi dẫn đến sai sót. Đây có lẽ không chỉ là trải nghiệm của chúng tôi, mà là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang đối mặt.

Theo báo cáo của McKinsey (2023), nhân viên văn phòng trung bình dành tới 1,8 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm thông tin, tương đương hơn 9 giờ mỗi tuần. Con số này cho thấy tri thức trong doanh nghiệp hiện chưa được quản lý thực sự hiệu quả, dẫn đến lãng phí thời gian và giảm năng suất của doanh nghiệp.

Trong kỷ nguyên mà AI đang ngày càng lớn mạnh, lượng dữ liệu mà doanh nghiệp phải xử lý ngày càng khổng lồ: từ báo cáo tài chính, tài liệu nội bộ, đến dữ liệu khách hàng và nghiên cứu thị trường. Nếu không có một hệ thống quản lý tri thức thông minh, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng “ngợp trong thông tin” nhưng lại “thiếu tri thức thực sự”.

Chính ở bối cảnh đó, nhu cầu về một công cụ như NotebookLM trở nên rõ rệt. Nó không chỉ giúp tôi tập hợp và tóm tắt dữ liệu, mà còn biến thông tin rời rạc thành kiến thức có thể áp dụng ngay trong thực tiễn doanh nghiệp.NotebookLM là một công cụ AI do Google phát triển, được thiết kế như một trợ lý quản lý tri thức thông minh. Khác với các ứng dụng ghi chú thông thường, NotebookLM có khả năng đọc, phân tích và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu như tài liệu nội bộ, báo cáo, hay nghiên cứu thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ lưu trữ mà còn chuyển đổi dữ liệu rời rạc thành tri thức có thể hành động.

Từ trải nghiệm thực tế, nhiều nhóm làm việc trong doanh nghiệp tôi thường gặp tình trạng “chìm trong tài liệu”: hàng trăm file PDF, báo cáo hoặc email khó tìm kiếm. Với NotebookLM, thay vì lục lọi thủ công, họ có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho hệ thống và nhận được câu trả lời ngắn gọn nhưng đầy đủ ý chính, kèm theo trích dẫn rõ ràng từ nguồn gốc dữ liệu. Chính yếu tố này làm tăng thêm tính minh bạch và độ tin cậy – một yếu tố quan trọng trong môi trường doanh nghiệp.

Nhưng điểm nổi bật nhất phải kể đến của NotebookLM với doanh nghiệp nằm ở việc nó giảm lãng phí thời gian, tăng tốc độ ra quyết định và nâng cao khả năng chia sẻ tri thức nội bộ. Nhờ đó, tri thức không còn phụ thuộc vào một vài cá nhân nắm giữ, mà được lan tỏa và sử dụng đồng đều trong toàn tổ chức.Kể từ khi tôi bắt đầu trải nghiệm NotebookLM, tôi nhanh chóng nhận ra đây không chỉ là một công cụ AI, mà thực sự là một giải pháp quản lý tri thức giúp cải thiện cách đội ngũ tiếp cận và sử dụng thông tin hằng ngày. Dưới đây là cách mà tôi đã sử dụng NotebookLM chuẩn bị tài liệu cho một cuộc họp chiến lược.

Bước 1: Tập hợp dữ liệu phân tánTrước đây, mỗi bộ phận lưu báo cáo ở một định dạng và một nền tảng khác nhau. Tôi đã tải tất cả tài liệu từ Google Docs, PDF và ghi chú nội bộ lên NotebookLM để có một không gian tập trung.

Bước 2: Tạo “notebook” cho dự ánTôi thiết lập một notebook riêng cho cuộc họp chiến lược, đặt tên và gắn tag liên quan. Việc này giống như tạo “thư mục thông minh” để toàn bộ nhóm cùng tham chiếu đến một cách dễ dàng và tiện lợi

Bước 3: Đặt câu hỏi trực tiếp với AIThay vì lục tìm hàng chục báo cáo, tôi nhập câu hỏi: “Doanh thu mảng A quý trước có xu hướng gì nổi bật?”. NotebookLM lập tức trả về câu trả lời ngắn gọi nhưng đầy đủ thông tin cần thiết, kèm trích dẫn từ tài liệu gốc.

Bước 4: Tạo bản tóm tắt cho toàn độiNotebookLM tự động sinh ra phần “Executive Summary”, nhờ đó tôi chỉ mất vài phút thay vì hàng giờ để chuẩn bị nội dung thuyết trình.

Bước 5: Cộng tác và chia sẻ dễ dàngTôi có thể chia sẻ notebook của bản thân cho đồng nghiệp. Nhờ vậy, họ cũng có thể đặt câu hỏi trực tiếp vào dữ liệu, có thể khai thác thông tin và chia sẽ dễ dàng cho nhau mà không giới hạn ở 1 người.Sau một thời gian trực tiếp áp dụng NotebookLM trong doanh nghiệp, bản thân tôi nhận thấy rằng những lợi ích không chỉ xuất phát ở công nghệ AI, mà còn ở cách nó thay đổi thói quen làm việc của cả đội ngũ, đội nhóm. Dưới đây là những điểm nổi bật:

1. Tiết kiệm thời gian tra cứu tài liệuThay vì mất hàng giờ tìm kiếm trong email, Google Drive hay các thư mục chia sẻ, tôi và các đồng nghiệp chỉ cần đặt câu hỏi trực tiếp trong NotebookLM. AI nhanh chóng trả về câu trả lời kèm nguồn tham chiếu rõ ràng, giúp công việc chuẩn bị báo cáo và họp hành nhanh gọn, tiết kiệm tối đa thời gian.

2. Xây dựng kho kiến thức chungNotebookLM cho phép tập hợp và tổ chức tài liệu từ nhiều nguồn thành một hệ thống tri thức tập trung. Nhờ đó các nhóm  xóa bỏ được tình trạng “người này giữ dữ liệu, người kia không biết”, tạo ra sự minh bạch và dễ dàng truy cập cho tất cả nhân viên.

3. Nâng cao hiệu quả đào tạo nhân viênKhi có nhân viên mới gia nhập, thay vì gửi họ hàng chục file hướng dẫn rời rạc, tôi chỉ cần chia sẻ một notebook được AI tóm lược nội dung cốt lõi. Điều này giúp họ nhanh chóng nắm bắt kiến thức nền, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian cho cả người đào tạo và người học.

4. Hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơnTrong các cuộc họp chiến lược, tôi thường cần thông tin kịp thời để đưa ra quyết định. NotebookLM cung cấp dữ liệu đã được xử lý, tóm tắt và đối chiếu, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định không chỉ nhanh chóng mà còn dựa trên dữ liệu có nguồn gốc đáng tin cậy.